Guide juridique de publication dans HAL
Guide d'autodéfense juridique du chercheur


1 Préliminaire : Suis-je obligé.e de déposer ?

Vous avez le droit mais vous n’êtes pas obligé.e de déposer.

Cependant :

  • Pour les appels à projets européens (notamment H2020), l’accès aux publications financées par ce biais doit être obligatoirement en open access. Il y a deux solutions : soit investir dans la publication dans des revues en gold open access (avec des frais de publication / APC qui peuvent être très couteux), soit déposer vos publications sur une plateforme d’archives ouvertes, ce qui est beaucoup moins coûteux.
  • Depuis l’annonce d’Alain Schuhl d’avril 2019, les CRAC (puis les RIBAC l’année prochaine) seront rédigés pour la partie bibliométrique à partir des extractions faites depuis l’archive ouverte HAL. Il est donc fortement conseillé de déposer au moins les métadonnées de ses publications scientifiques.

En outre, déposer dans HAL, c’est :

  • Avoir une visibilité accrue (moissonnage par les moteurs et notamment Google Scholar, plus de citations, meilleur h-index).
  • Avoir la preuve d’originalité et d’antériorité de vos publications (publications horodatées).
  • Moins devoir se soucier de la localisation des fichiers de ses publications scientifiques : en cas de problème, ils sont archivés et accessibles de manière pérenne.
  • Conserver l’intégralité de ses droits d’auteur

2 Que déposer ?

2.1 Quel type de publication ?

La protection juridique du dépôt des publications scientifiques offerte par l’article 30 de la Loi pour une République Numérique varie en fonction du type de publication.

En effet, elle permet le dépôt en open access des écrits scientifiques (recensions, communications, compte-rendus, interventions, commentaires, rapports) publiés dans une revue paraissant au moins une fois par an (articles ou actes de colloques paraissant dans une revue).

Pour les autres types de publication (monographie par exemple), il faut se référer aux clauses du contrat d’édition pour déposer le texte intégral au sein de la plateforme HAL de l’Université de Limoges.

2.2 Le contexte de publication

Un certain nombre de publications interviennent dans le cadre de collaborations avec des tiers (ANR, H2020, collaborations avec des tiers privés, etc.) qui sont régies par des conventions qui encadrent les modalités de publication. Avant la publication d’un preprint dans HAL, il faut s’assurer de respecter les termes du contrat de collaboration. En cas de question, il faut se référer au responsable scientifique du projet.

2.3 Le contenu de la publication

3. Quand déposer ?

Vous pouvez déposer en tant qu’auteur vos publications scientifiques à n’importe quelle étape de leur rédaction.

En revanche, vous pouvez être contraints par la loi, si l’éditeur vous le demande, de mettre un délai, un embargo à la diffusion de la version finale de votre manuscrit (pour savoir ce qu’on entend par version finale, voir question suivante).

L’article 30 de la Loi pour une République Numérique fixe comme délai maximum d’embargo :

  • 6 mois pour les publications dans le domaine des sciences, de la technique et de la médecine (STM).
  • 12 mois pour les publications dans le domaine des sciences humaines et sociales (SHS).

La diffusion peut se faire sans délai ou dans un délai d’embargo plus court que ceux-ci-dessus si l’éditeur l’autorise.

4. Quelle version du document déposer ?

4.1 Preprint / version soumise / pré-publication

Concernant votre publication scientifique, différentes versions de votre travail peuvent être déposées sur le portail HAL de l’Université, mais pas aux mêmes conditions.

C’est la version du texte que vous avez soumis avant que celui-ci soit accepté pour publication. Celui-ci n’est pas encore entré dans le processus de révision et n’a pas encore fait l’objet d’une évaluation par des pairs (“peer reviewing”). Il n’a pas encore été accepté par le comité de rédaction.

4.2 Postprint / final draft / version acceptée / manuscrit accepté éditeur

Les évaluateurs de votre texte vous avaient adressé des remarques et des demandes de corrections dont vous avez tenu compte. Au terme de ce travail de corrections (qui aboutit à l’existence de plusieurs versions intermédiaires issues des échanges entre le ou les auteurs et les évaluateurs), vous aboutissez la version finale de votre publication telle qu’elle a été acceptée par le comité éditorial. Le contenu de votre texte est exactement celui que l’éditeur va publier.

4.3 Reprint / PDF éditeur / version publiée

L’éditeur a appliqué sa mise en page et sa charte graphique. C’est donc la version de votre texte telle qu’elle a été publiée.

4.4 La question de la date de la publication

L’article 30 de la Loi pour une République Numérique, immédiatement applicable (sans décret d’application) depuis sa publication au JORF le 08 octobre 2016, est-il en outre rétroactif ? Selon une recommandation du Conseil Scientifique du CNRS, considérant que l’esprit de la loi vise à favoriser la communication scientifique, les chercheurs sont encouragés à déposer leurs manuscrits antérieurs au 08 octobre 2016.

5. Qu'en est-il au niveau du contrat avec l'éditeur de ma publication ?

5.1 Et si je n'ai pas de contrat ?

S’il n’a pas signé de contrat avec l’éditeur de sa publication, l’auteur conserve l’ensemble de ses droits patrimoniaux sur la publication.

Par conséquent le dépôt de la publication dans une archive ouverte peut avoir lieu sans délai à compter de la publication de l’article.

En revanche, il ne peut s’agir que du preprint et/ou du postprint : pour diffuser le PDF éditeur (avec mise en page, charte graphique, etc.), une autorisation de la part de l’éditeur est requise.

5.2 Quand l'article 30 de la Loi pour une République Numérique me protège-t-il ?

Même quand vous avez cédé en tant que chercheur à l’éditeur des droits exclusifs d’exploitation figurant explicitement dans le contrat d’édition, vous pouvez vous prévaloir des dispositions prévues par la Loi pour une République Numérique.

L’unique condition est que votre publication scientifique soit issue d’une activité de recherche financée au moins à 50% sur fonds publics (État, collectivités territoriales, établissements publics, agences de financement nationales ou européennes).

5.3 Pourquoi est-il malgré tout utile de connaître la politique de mon éditeur en matière d'open access ?

Certains éditeurs européens peuvent se réserver une période d’exclusivité de la diffusion en exigeant une période d’embargo avant diffusion en archive ouverte. D’autres peuvent proposer une durée d’embargo plus courte que la durée maximale instituée par la loi. L’Union Européenne préconise de limiter l’embargo à 6 mois en sciences, techniques et médecine et à 12 mois en sciences humaines et sociales.

Il est donc utile de consulter le site Sherpa/Romeo (Université de Nottingham) qui comprend plus de 2000 éditeurs dont la politique est classée par couleurs en fonction des droits accordés. Sherpa/Romeo vous permettra de savoir quelle version de la publication vous avez le droit de déposer, et si vous devez appliquer un embargo.

Pour les revues éditées en France, même si la loi protège le chercheur, Héloise permet de connaitre la politique de 419 revues françaises et 99 éditeurs français (encore peu présents sur Sherpa/Romeo).

5.4 Que dois-je faire quand ma publication se trouve ailleurs que dans une revue ?

Si votre travail scientifique est publié dans un autre cadre que celui stipulé par la loi, dans une monographie par exemple, il faut faire plusieurs choses :

  • Relire son contrat d’édition : il s’agit de voir si le contrat comporte une clause permettant de dépôt de votre publication en libre accès.
    • Si oui : bonne nouvelle ! Vous avez le droit de déposer votre travail sur le portail Hal de l’Université de Limoges.
    • Si non, il est nécessaire de contacter l’éditeur. 
  • Si vous n’avez pas votre contrat d’édition sous la main, regardez sur Sherpa/Romeo et/ou Héloïse quelle est la politique de votre éditeur en matière de libre accès. Cela ne vous dispensera pas néanmoins de prendre contact avec lui.
  •  Contacter l’éditeur : ce contact vous permettra de savoir s’il est possible pour vous de signer un addendum à votre contrat d’édition avec une clause « diffusion en libre accès » au contrat. De la possibilité de cet addendum dépendra votre possibilité de dépôt en archive ouverte.
    • Si oui : bonne nouvelle ! Vous avez le droit de déposer votre travail sur le portail Hal de l’Université de Limoges.
    • Si non, vous n’avez malheureusement pas le droit de déposer votre publication scientifique en texte intégral sur le portail Hal de l’Université de Limoges.

6. Les aspects juridiques de mon dépôt sur le portail HAL de l'Université de Limoges

Dois-je accorder moi-même une licence d’exploitation lorsque je dépose une publication scientifique dans HAL ?

En déposant sur HAL, vous donnez un libre accès à votre publication scientifique :  vous donnez un accès libre et gratuit au lecteur à votre publication, sans barrière d’accès. Vous autorisez le lecteur à la lire et à la citer (courte citation).

Si vous le souhaitez, vous pouvez décider d’autoriser une libre exploitation de votre publication en choisissant d’accompagner son dépôt d’une licence Creative Commons

Il est donc recommandé de réfléchir à la possibilité d’attribuer à votre publication scientifique une licence de ce type. Ainsi, vous pourrez déterminer vous-même les usages autorisés ou non de votre publication scientifique (modification, usage commercial, etc).