Le service commun de documentation et vos données personnelles
Description des traitements de données personnelles mis en œuvre par le SCD


Kaolim

Finalités :

Constitution du catalogue des BU permettant :

  • La centralisation des ressources physiques et électroniques ;
  • L’aide à la recherche de livres ou de revues ;
  • Le partage de l’accès à une notice ;
  • L’utilisation d’un outil de citations intégrées ;
  • La réservation d’un document.

Base légale du traitement :

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement (RGPD, Art. 6.1(e)).

Personnes concernées :

  • Les agents de l’Université de Limoges ;
  • Les vacataires à l’Université de Limoges ;
  • Les étudiants de l’Université de Limoges ;
  • Les lecteurs extérieurs.

Catégories de données traitées :

  • Les données d’identification des personnes (identifiant de connexion) ;
  • Les données de connexion (adresse IP).

Transferts des données hors UE :

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Durée de conservation des données :

Les données attachées au compte sont conservées pour une durée d’un an à compter de l’inactivité du compte.

Koha

Finalités :

  • Gestion des prêts,
  • Gestion des réservations,
  • Gestion du retour des documents,
  • Edition de listes,
  • Réalisation de statistiques sur les publics et les livres.

Base légale du traitement :

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement (RGPD, Art. 6.1(e)).

Personnes concernées :

  • Les agents de l’Université de Limoges,
  • Les vacataires à l’Université de Limoges,
  • Les étudiants de l’Université de Limoges,
  • Les lecteurs extérieurs.

Catégories de données traitées :

  • Les données d’identification des personnes (nom, prénom, sexe, date de naissance, numéro INE, matricule RH) ;
  • Les données relatives à la situation administrative (composante, inscription, diplôme, libellé des formations) ;
  • Les informations d’ordre économique et financier, lorsque la personne est débitrice d’une somme d’argent au SCD (par exemple, si elle a perdu un livre qu’elle a emprunté, ces informations sont nécessaires pour procéder au remboursement du livre perdu). 

Transferts des données hors UE :

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Durée de conservation des données :

Les données de prêt sont anonymisées dans un délai de trois mois à compter du dernier prêt.

Les données attachées au compte sont conservées pendant un an à compter de l’inactivité du compte.

SUDOC
Catalogue du Système Universitaire de Documentation

Finalités :

Utilisation de l’outil sudoc permettant :

  • La création d’identifiants pour le personnel des BU afin de renseigner les données bibliographiques ;
  • L’alimentation des catalogues sudoc, Koha, Kaolim et du catalogue mondial WorldCat.

Base légale du traitement :

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement (RGPD, Art. 6.1(e)).

Personnes concernées :

Le personnel du service commun de documentation de l’Université.

Catégories de données traitées :

Les données d’identification (nom, prénom, identifiant de connexion) ;

Les données de connexion (informations sur la dernière connexion).

Transferts des données hors UE :

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Durée de conservation des données :

Les données sont conservées le temps de la présence de l’agent à l’Université de Limoges.

Finalités :

  • Gestion des prêts ;
  • Gestion des réservations ;
  • Gestion du retour des documents ;
  • Edition de listes ;
  • Réalisation de statistiques sur les publics et les livres.

Base légale du traitement :

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement (RGPD, Art. 6.1(e)).

Personnes concernées :

  • Les agents de l’Université de Limoges ;
  • Les vacataires à l’Université de Limoges ;
  • Les étudiants de l’Université de Limoges ;
  • Les lecteurs extérieurs.

Catégories de données traitées :

Les données d’identification des personnes (nom, prénom, sexe, date de naissance, numéro INE, matricule RH) ;

Les données relatives à la situation administrative (composante, inscription, diplôme, libellé des formations) ;

Les informations d’ordre économique et financier lorsque la personne est débitrice d’une somme d’argent au SCD (par exemple, si elle a perdu un livre qu’elle a emprunté), ces informations sont nécessaires pour procéder au remboursement du livre perdu.

Transferts des données hors UE :

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Durée de conservation des données :

Les données de prêt sont anonymisées dans un délai de trois mois à compter du dernier prêt.

Les données attachées au compte sont conservées pendant un an à compter de l’inactivité du compte.

Inscription aux formations

Finalités :

Gestion des inscriptions aux formations proposées par le SCD permettant :

  • L’organisation de la formation ;
  • La réalisation d’études statistiques.

Base légale du traitement :

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement (RGPD, Art. 6.1(e)).

Personnes concernées :

  • Les agents de l’Université de Limoges ;
  • Les vacataires à l’Université de Limoges ;
  • Les étudiants de l’Université de Limoges ;
  • Les personnes extérieures.

Catégories de données traitées :

 Les données d’identification des personnes (nom, prénom, identifiant).

Transferts des données hors UE :

 Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Durée de conservation des données :

Les données attachées au compte sont conservées pour une durée d’un an. Les données sont purgées à la fin de chaque année universitaire (31/08).

Réservation de salles de travail

Finalités :

Gestion des réservations des salles de travail permettant :  

  • L’organisation des réservations ;
  • L’identification des personnes aux salles de travail ;
  • La réalisation d’études statistiques.

Base légale du traitement :

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement (RGPD, Art. 6.1(e)).

  • Personnes concernées :
  • Les agents de l’Université de Limoges ;
  • Les vacataires à l’Université de Limoges ;
  • Les étudiants de l’Université de Limoges.

Catégories de données traitées :

 Les données d’identification des personnes (nom, prénom, identifiant).

Transferts des données hors UE :

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Durée de conservation des données :

Les données attachées au compte sont conservées pour une durée d’un an. Les données sont purgées à la fin de chaque année universitaire (31/08).