Règlement intérieur

Art. 1 – Le Service Commun de la Documentation de l’Université de Limoges est géré selon les dispositions des articles L. 714-1, L714-2, L. 719-5 du code de l’éducation, du règlement intérieur de l’université et des statuts du Service Commun de la Documentation.

Art.2 – Le règlement s’applique à l’ensemble des bibliothèques universitaires (BU) placées sous la responsabilité du directeur du SCD. La liste des bibliothèques est publiée sur le site internet du service1.

Art. 3 – Direction du SCD

Le Service Commun de la Documentation est dirigé par un directeur, nommé par le ministre de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, sur proposition du président de l’université sous l’autorité duquel il est placé. Il est secondé par un directeur adjoint et un responsable administratif et financier. Il réunit régulièrement une équipe de direction composée des responsables des bibliothèques citées à l’article 2. Le directeur élabore le règlement intérieur du service qui est approuvé par le conseil d’administration de l’université. Il prépare les délibérations du conseil documentaire notamment en matière budgétaire, organise les relations documentaires avec les partenaires extérieurs à l’université et prépare les dossiers concernant la documentation pour les différentes instances ayant à traiter de problèmes documentaires. Il présente au conseil d’administration de l’université un rapport annuel sur la politique documentaire du service. Il est consulté et peut être entendu, à sa demande, par les instances délibérantes et consultatives
de l’université sur toute question concernant la documentation.

Art.4 – Conseil documentaire

Art. 4a -Composition

Le Service Commun de la Documentation est administré par un conseil documentaire présidé par le président de l’université ou son représentant.
Ce conseil comprend vingt membres avec voix délibérative dont la répartition est la suivante :

• Le président de l’université
• 6 enseignants, enseignants-chercheurs ou chercheurs, désignés par leurs représentants au conseil d’administration de l’université ;
• 6 membres du personnel des bibliothèques intégrées parmi lesquels 2 agents de catégorie A, et 4 agents techniques ou administratifs des bibliothèques, 2 de catégorie B et 2 de catégorie C, élus à la majorité simple par l’ensemble du personnel du Service Commun de la Documentation. Dans le cas où aucun candidat ne se déclarerait dans une ou l’autre des catégories, un tirage au sort sera effectué parmi le personnel de la catégorie considérée. En cas d’égalité du nombre de voix, le candidat ayant le plus d’ancienneté est déclaré élu ;
• 1 membre du personnel des bibliothèques associées, désigné par le président, sur proposition du directeur du Service Commun de la Documentation ;
• 4 représentants des étudiants désignés par leurs représentants au conseil d’administration de l’université ;
• 2 personnalités extérieures, désignées par le président, sur proposition du directeur du Service Commun de la Documentation en fonction de l’intérêt qu’ils portent aux activités documentaires.

De plus, les personnes suivantes participent, avec voix consultative, au conseil documentaire :

• Le directeur du service commun de la documentation ;
• Le directeur général des services ;
• L’agent comptable de l’université ;
• Les membres de l’équipe de direction du service commun ;
• Les directeurs des bibliothèques associées ;
• Toute personne dont la présence est jugée utile par le président de l’université.

Art. 4b – élections des représentants du personnel de bibliothèque

Les élections des personnels de bibliothèque, membre du conseil documentaire se déroulent de la manière suivante :

• Le président de l’université établit par arrêté la date de l’élection.
• La liste électorale ainsi que les déclarations de candidature sont affichées au moins 20 jours avant le scrutin.
• Sont électeurs et éligibles les titulaires ainsi que les contractuels en poste depuis plus de 10 mois et pour une quotité de travail supérieure ou égale à 50%.
• Un bureau de vote est installé dans les locaux de la direction du service. Les personnels ont la possibilité de voter par correspondance.
• Les résultats du scrutin sont proclamés par le président et affichés dans un délai de trois jours dans chaque section.
• Le mandat des membres du conseil documentaire est de quatre ans renouvelables une fois. Celui des représentants des étudiants est de deux ans.
• Les représentants du personnel ont un suppléant. En cas d’empêchement, les membres qui n’ont pas de suppléant, peuvent donner pouvoir à un autre membre élu. Chaque membre ne peut recevoir plus de deux pouvoirs.
• En cas de vacance d’un des représentants du personnel, son suppléant devient titulaire à sa place.

Art. 4c – Fonctionnement du conseil

L’ordre du jour est préparé par le Président, sur proposition du directeur du Service Commun de la Documentation. La convocation et l’ordre du jour sont communiqués aux membres du conseil au moins quinze jours avant la séance, les documents qui s’y rapportent, au moins huit jours avant.
Le conseil documentaire se réunit au moins une fois par an. Il est convoqué par le président de l’université.
Des séances extraordinaires, sur ordre du jour déterminé, peuvent être convoquées en cas de décisions urgentes à prendre. Les séances extraordinaires sont convoquées à la demande du président de l’université, du directeur ou d’au moins la moitié des membres du conseil documentaire. La communication de la convocation et de l’ordre du jour est réduite à huit jours.
Le quorum est fixé à la moitié des membres présents ou représentés à l’ouverture de la séance. En l’absence de quorum, le conseil documentaire est convoqué à nouveau dans un délai d’au moins cinq jours ouvrables et d’au plus trente jours ouvrables. La nouvelle séance est dispensée de quorum.
Les décisions sont acquises à la majorité simple des suffrages exprimés. En cas d’égalité, le président de l’université dispose d’une voix prépondérante. Le vote se fait à main levée mais le vote à bulletin secret peut être exigé par un des membres du conseil.

Art. 4d – Prérogatives du conseil documentaire

Le conseil documentaire se prononce sur les structures et les règles de fonctionnement du service, il vote le projet de budget du service préalablement à son approbation par le conseil d’administration de l’université. Il a connaissance des crédits documentaires alloués aux bibliothèques associées. Il examine les projets de conventions du service avec des organismes extérieurs. Il examine le rapport annuel d’activité du service. Il peut créer des commissions scientifiques consultatives spécialisées.

Art. 5 – Vigipirate

Les conditions d’accès aux bibliothèques universitaires sont définies dans le cadre du plan Vigipirate de 2015. La carte universitaire doit être portée en évidence de façon que le personnel puisse identifier les usagers de la bibliothèque. En l’absence de carte, l’usager devra se présenter à l’accueil de la bibliothèque muni d’une pièce d’identité.

Art. 6 – Horaires

Les bibliothèques sont ouvertes selon des horaires et des calendriers différents, consultables en ligne sur le site internet du service. Elles sont fermées les jours fériés.

Art. 7 – Accès aux espaces internes

L’accès aux espaces internes (réserves, bureaux, etc.) est interdit aux usagers non-accompagnés d’un membre du personnel.

Art. 8 – Services publics

La consultation des documents et l’utilisation des espaces de travail sont permises à toute personne, inscrite ou non à la bibliothèque. Ces personnes s’engagent à respecter le règlement intérieur de l’Université et les conditions d’accès définies au chapitre 2 du présent règlement.
Aucune activité commerciale, aucun démarchage idéologique ne peut avoir lieu dans l’enceinte des bibliothèques.

Art. 9 – Règles de vie

Les bibliothèques sont des lieux de travail. Les lecteurs doivent observer le silence et la tenue nécessaires à la tranquillité du travail. Il est interdit de fumer, de manger ou de boire dans les salles de lecture. L’usage des téléphones portables ainsi que de tout appareil sonore est interdit dans les salles de lecture. Toute transgression délibérée de ces règles entraîne l’exclusion des services de la bibliothèque.

Art. 10 – Évacuation

En cas d’incident, le public est invité à suivre immédiatement les consignes données par le personnel.

Art. 11 – Démarches d’inscription aux bibliothèques

Les membres de la communauté universitaire (étudiants et personnels) sont inscrits automatiquement dans toutes les bibliothèques du SCD.
Les personnes extérieures à l’université peuvent s’inscrire au service dans n’importe quelle bibliothèque universitaire et à tout moment de l’année. Les cartes de lecteur sont valables un an, de date à date.
L’inscription des lecteurs extérieurs à l’université est effectuée sur présentation d’un justificatif de domicile de moins de 3 mois et d’une pièce d’identité.
Ces lecteurs doivent s’acquitter de la somme de 34€ lors de leur inscription au SCD. Ce montant pourra être réévalué par le Conseil d’administration de l’université. Toutefois, l’inscription reste gratuite sur présentation d’un justificatif de situation, dans les cas suivants :

• Élève de l’École Nationale Supérieure d’Art et de Design (ENSAD) de Limoges
• Élève aide-soignant et ambulancier des Instituts de Formation IFAS / IFA du Limousin
• Formateur des IFSI, IFAS , IFPS, IFCS, EIBODE, EIADE du CHRU et de la Croix-Rouge, des IFMK de l’APSAH et de la Croix-Rouge
• Membre de l’Office international de l’Eau (OiEau)
• Membre de la communauté éducative de l’Académie de Limoges
• Chercheur invité de l’Université de Limoges
• Personnel retraité de l’Université de Limoges
• Demandeur d’emploi inscrit à France Travail
• Bénéficiaire de l’allocation aux adultes handicapés (AAH)
• Bénéficiaire du revenu de solidarité active (RSA)

Art. 12 – Services documentaires proposés aux inscrits

Pour emprunter des documents, utiliser les services de prêts entre bibliothèques (PEB) ou interroger les bases de données et les ressources en ligne proposées par la bibliothèque, l’inscription est obligatoire. Le Service commun de la documentation permet l’accès aux ressources numériques y compris pour des lecteurs extérieurs (uniquement en consultation sur place). Ces ressources sont exploitables uniquement dans le cadre d’activités académiques à l’exclusion de toute exploitation à visée commerciale.

Art. 13 – Services informatiques proposés aux inscrits

Les personnes inscrites à la BU ont accès à des outils informatiques (ordinateurs, wifi, logiciels, copieurs, etc.). En s’inscrivant, elles s’engagent à respecter la Charte informatique de l’Université (p.22 et suivantes).
« L’utilisation des outils informatiques « est avant tout dévolue aux activités d’enseignement, d’éducation et de recherche. [Les usagers doivent] préserver la sécurité des systèmes sur lesquels des accès [leur] sont accordés, et ne pas chercher à outrepasser les mesures de sécurité ou les limitations posées. Des mesures de contrôle et de surveillance peuvent être instituées par l’université. »

Art. 14 – Autres services payants

Certains services de la bibliothèque peuvent être payants : prêt entre bibliothèques, photocopie, etc. Les tarifs sont fixés par le Conseil d’administration de l’Université, sur proposition du Conseil de la Documentation.

Art.15 – RGPD

L’Université de Limoges s’engage à protéger et à assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles conformément au RGPD, notamment en prenant toutes précautions utiles pour empêcher que ces données soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les
informations sont publiées sur le site internet du service : https://www.unilim.fr/scd/infospratiques/rgpd/.

Art. 16 – Consultation des documents

Les ouvrages et publications en consultation dans les salles de lecture peuvent être utilisés sans formalités. Après utilisation, ils seront soit remis à la même place, soit déposés sur les chariots mis en place à cet effet. Les ouvrages entreposés dans les magasins sont communiqués sur demande.

Art. 17 – Consultation des documents patrimoniaux
Les documents patrimoniaux peuvent être consultés dans des espaces réservés et aménagés à cet effet, sous la surveillance d’un personnel de bibliothèque. Un lecteur ne peut consulter qu’un nombre réduit de documents, suivant leur nature. Dans cet espace, seuls les crayons gris sont autorisés pour la prise de notes. Les documents anciens, fragiles, rares ou précieux ne devant en aucun cas être photocopiés, peuvent faire l’objet d’une
demande de reproduction photographique auprès du directeur. Le règlement de consultation des ouvrages patrimoniaux publié sur le site internet du service précise les règles spécifiques d’accès de ces fonds.

Art. 18 – Politique de prêt des documents

La plupart des documents sont empruntables par les utilisateurs inscrits. Néanmoins certains documents peuvent être exclus du prêt ou faire l’objet de conditions de prêt particulières fixées par chaque bibliothèque. Les usagers peuvent s’informer des conditions d’emprunt de chaque document dans le
catalogue du service commun de la documentation (kaolim.unilim.fr)

Art. 19 – Règles de prêt

Tout usager emprunteur s’engage à respecter la durée du prêt du document. Tout retard dans le retour du document est sanctionné par une suspension du prêt. En cas de nécessité, les livres peuvent être retournés à la bibliothèque par la poste en envoi recommandé à la charge du lecteur.
Le prêt de documents est strictement personnel et engage celui qui a emprunté jusqu’à restitution attestée par une opération d’enregistrement du retour effectuée par le personnel de la bibliothèque.

Art. 20 – Lutte contre le vol

Afin de protéger les collections, des systèmes antivols sont installés dans les bibliothèques. Toute personne doit accepter de se prêter aux contrôles des sacs, sacoches, porte-documents par le personnel de la bibliothèque lorsque l’alarme se déclenche.

Art. 21 – Sanction pour détérioration ou vol de document

Tout lecteur surpris en train de détériorer ou d’emporter un document sans l’avoir fait enregistrer préalablement à la banque de prêt est passible d’une sanction disciplinaire. Tout comportement contrevenant au présent règlement s’expose à une sanction pouvant aller jusqu’à l’exclusion.

Art. 22 – Gestion des usages indélicats des services documentaires

Les usagers ayant oublié de retourner les documents en temps et en heure, reçoivent 2 messages d’information pour leur restitution. Le troisième message prévient de l’établissement d’une facture par les équipes. Tout document perdu ou détérioré devra être remplacé ou remboursé par l’emprunteur, quel que soit son statut, selon la grille ci-dessous :

Art. 23 – Par délégation du Président de l’Université, le personnel de la bibliothèque sous la responsabilité du directeur, est chargé de l’application de ce règlement.

Art. 24 – Le présent règlement peut être modifié sur proposition du Conseil documentaire et après vote au conseil d’administration.

Art. 25 – Le présent règlement sera diffusé par voie d’affichage dans l’ensemble de l’établissement et sur le site web du SCD.