Responsable Administrative et Financière


L’Université de Limoges recrute un.e
Responsable Administrative et Financière

Catégorie  A –Contractuel.le de niveau équivalent

Ref : 2019 – 236648


Présentation de l’Université de Limoges

Créée en 1968, l’Université de Limoges est une université de proximité à taille humaine qui forme plus de 16.000 étudiants et emploie plus de 1 800 agents permanents.
Au cœur de l’Europe, c’est un important pôle d’enseignement supérieur pluridisciplinaire, dans un environnement des plus propices à l’épanouissement scientifique. Ouverte, elle est un lieu foisonnant d’interactions, avec une population étudiante multiple, des structures d’accueil efficaces, des équipes proches, des formations fondées sur des recherches de très haut niveau et pour des débouchés bien identifiés. Son excellence scientifique, avec des laboratoires de pointe et des partenariats de grande envergure, contribue à inventer le monde de demain.

XLIM est une Unité Mixte de Recherche – UMR 7252 sous la co-tutelle du CNRS et de l’Université de Limoges en partenariat avec l’Université de Poitiers. Ses activités de recherche sont centrées sur l’électronique et les hyperfréquences, l’optique et la photonique, les mathématiques, l’informatique et l’image, la CAO ; dans les domaines spatial, des réseaux télécom, des environnements sécurisés, de la bio-ingénierie, des nouveaux matériaux, de l’énergie et de l’imagerie.

Le laboratoire, implanté sur plusieurs sites géographiques (à Limoges sur le campus La Borie et le site Ester-Technopole, à Brive sur le Campus Universitaire et à Poitiers sur le site de la Technopole du Futuroscope) fédère un ensemble de plus de 450 enseignants-chercheurs, chercheurs CNRS, ingénieurs, techniciens, post-doctorants et doctorants, et personnels administratifs.
Pluridisciplinaire, l’Institut est organisé en 3 pôles scientifiques, 6 axes de recherche, 1 Hôtel à projets transversaux où sont menés des projets de recherche dans des domaines d’excellence, et possède 2 plateformes technologiques à savoir PLATINOM, la PLATeforme de technologie et d’INstrumentation pour l’Optique et les Microondes et PREMISS, la Plateforme REgroupant les outils de ModélIsation et de Simulation de Systèmes.

Depuis 2011, les Instituts XLIM et IRCER (laboratoire de l’Université de Limoges/CNRS spécialisé dans l’élaboration de matériaux) sont porteurs du laboratoire d’excellence « Sigma-Lim » qui vient d’être renouvelé. La thématique de recherche porte sur « les matériaux et composants céramiques spécifiques aux systèmes communicants intégrés, sécurisés, et intelligents ».

Localisation du poste

Université de Limoges
Faculté des Sciences et Techniques
123 Avenue Albert Thomas
87060 LIMOGES Cedex – France

Contexte

Rattachement du poste :

  • Hiérarchique : Le Directeur de XLIM

Par ailleurs ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que l’arrivée de l’agent soit autorisée par l’autorité compétente du MESR.

Missions

Le (la) Responsable Administratif (ve) est membre de l’équipe de direction, il (elle) assure le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, communication, Hygiène et Sécurité…). Il (elle) définit et met en œuvre un plan d’actions en cohérence avec les objectifs stratégiques de l’Unité. Il (elle) est garant(e) du respect de la réglementation au sein de l’unité.

Le (la) Responsable Administratif (ve) encadre directement (lien hiérarchique) l’ensemble des personnels administratifs d’XLIM (service administratif et financier et communication) soit 15 collaborateurs (3A, 8B et 4C) répartis sur l’ensemble des sites géographiques (Limoges campus La Borie, Limoges Ester-Technopole, Poitiers, Brive). Il / elle coordonne les services d’appui à la recherche (43 ITA/BIATSS permanents).

Ce poste d’encadrement administratif nécessite des qualités de loyauté et d’aide au pilotage auprès de la direction ainsi que des aptitudes managériales. Il nécessite également une grande polyvalence et une capacité à hiérarchiser et traiter dans l’urgence un certain nombre de dossiers ainsi qu’une capacité d’analyse et de synthèse dans un univers complexe.

Activités :

  • Participer à la réflexion, à la conception des objectifs et à la stratégie de l’unité et en assurer la mise en œuvre opérationnelle.
  • Elaborer des outils d’aide à la prise de décision
  • Proposer et piloter des projets d’évolution interne administratifs et/ou organisationnels de l’Unité.
  • Diriger et animer les équipes administratives de l’unité, composées de personnels relevant deplusieurs organismes ; conduire les entretiens annuels et participer à l’évaluation des agents.
  • Assurer la gestion individuelle et collective des agents de l’unité en fonction des règles et l’organisation de chaque employeur : recrutement (contractuel et concours), campagnes annuelles d’évaluation, mobilité…
  • Coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs
  • Etablir un plan de gestion prévisionnel des emplois et des compétences (anticipation des flux,rédaction du plan de formation, gestion des promotions…).
  • Préparer les demandes de moyens financiers et humains aux tutelles
  • Établir et proposer le budget issu de financements multiples, contrôler et analyser sa répartition et son exécution
  • Organiser les procédures financières de l’Unité
  • Apporter son conseil et accompagner le montage de projets de recherche
  • Piloter les procédures d’achat et organiser la tenue de l’inventaire
  • Exercer une fonction de veille des sources de financement, en lien avec les thématiques de la structure, pour susciter l’émergence de projets
  • Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure.
  • Contrôler l’application de la réglementation et définir les procédures internes de mise en œuvre
  • Représenter la Direction auprès des tutelles
  • Contribuer à la visibilité de l’Unité et assurer la communication interne
  • Veiller à l’application de la réglementation « Hygiène et Sécurité » et en contrôler la mise en œuvre
  • Assurer la prévention des risques psycho-sociaux

Profil requis, compétences

SAVOIR :

  • Politique de recherche et d’innovation, objectifs et projets de l’établissement
  • Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique etdes Unités Mixtes de Recherche (UMR)
  • Très bonne connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics
  • Connaissance en droit public et privé
  • Connaissance générale des ressources humaines et de leur gestion
  • Finances publiques, techniques d’achat et techniques de communication
  • Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité
  • Savoirs sur l’environnement professionnel
  • L’organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de la structure/des tutelles
  • Les dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de recherche et d’enseignement supérieur
  • Expression écrite et orale en anglais requis (niveau 2 minimum)
  • Compréhension écrite de l’orale de l’anglais (niveau 2 minimum)

SAVOIR-FAIRE :

  • Manager et animer une équipe
  • Savoir réaliser des synthèses, rédiger des documents et concevoir des tableaux de bord
  • Savoir animer et coordonner l’activité d’une équipe, savoir déléguer et évaluer
  • Être capable de travailler en équipe, dans une approche transversale
  • Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines del’administration et de la gestion
  • Conduire un projet
  • Conduire et animer des réunions et des négociations
  • Compétences rédactionnelles

SAVOIR-ETRE :

  • Capacité de conceptualisation
  • Capacité de prospective
  • Capacité à développer une vision stratégique
  • Être rigoureux, organisé et réactif
  • Être autonome, avoir l’esprit d’initiative
  • Développer des aptitudes relationnelles, savoir-être
  • Savoir prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Relations :

En interne :

  • ensemble des personnels de l’Unité (enseignants-chercheurs, chercheurs CNRS, doctorants et post-doctorants, personnels support).

En externe :

  • Universités, CNRS et ses délégations, AVRUL, partenaires socio-économiques

 

Nature du contrat Contrat à durée déterminée
12 mois
Date de prise de fonctions 1er septembre 2019
Candidature CV + lettre de motivation à transmettre uniquement par mail avant le 25/08/2019 à :

Monsieur Michel SENIMON
DGSA – DRH

Courriel :

Quotité de travail 100%