Gestionnaire du Bureau d’Accueil International

L’Université un.e gestionnaire du Bureau d’Accueil International.

Contexte 

Le/la gestionnaire travaillera avec différents services / structures :

en interne :

  • Plateformes du Pôle International
  • Correspondants des Relations Internationales dans les composantes
  • Secrétaires de laboratoires
  • Direction des études
  • Scolarités des composantes
  • Responsables de formations
  • Enseignants- chercheurs
  • Pôle formation
  • Pôle recherche
  • Associations étudiantes
  • Service Communication
  • DSI
  • Etudiants internationaux
  • VP stratégie internationale
  • VP vie des campus
  • Equipe présidentielle

En externe :

  • CROUS
  • Résidences immobilières partenaires de l’Université et des loueurs privés
  • Préfecture
  • Caisse d’Allocations Familiales
  • Conseil Régional
  • CROUS
  • Préfecture de la Haute-Vienne
  • OFII
  • Résidences immobilières partenaires de l’Université et des loueurs privés
  • Préfecture
  • Caisse d’Allocations Familiales
  • Conseil Régional
  • Conseil Général
  • Ville de Limoges
  • Mutuelles étudiantes
  • Banques
  • Assurances privées
  • Caisse Primaire d’Assurance Maladie
  • TCL
  • CRIJ
  • Association Accueil Famille Etudiants
  • Consulats étrangers
  • Sociétés privées
  • Espaces Campus France
  • Réseau Euraxess
  • Universités partenaires (USA-AUSTRALIE)

Missions

Missions principales

1) Proposer une information préalable attractive et adaptée

– Mise à jour d’une page web pour le BAI
– Utiliser la page web dédiée pour diffuser l’information
– Envoi de documentation sur l’Université de Limoges aux universités partenaires, ambassades, consulats
– Conception de messages types électroniques
– Etablir un contact avec l’étudiant avant son arrivée
– Transmettre sa demande d’inscription pédagogique à la composante concernée
– Conception d’informations à mettre en ligne sur les conditions de vie à Limoges
– Mise à jour des informations sur le site
– Mise en place et gestion d’applications dédiées au dispositif (gestion des permanences de la préfecture, des programmes de bourses de mobilité entrantes)
– Gestion de la diffusion de l’offre de bourses d’excellence
– Organisation d’Universités d’été

2) Faciliter l’accès à l’hébergement

– Demande de logements pour étudiants et enseignants auprès du CROUS avec qui une convention est passée avec l’Université de Limoges
– Mise à jour d’une base de données
– Demandes de logements auprès de résidences immobilières partenaires de l’Université et loueurs privés, particuliers….

-Transmission des affectations en logements CROUS auprès des étudiants
– Gestion des demandes de renouvellements de logements en résidences universitaires
– Relance des non paiements des loyers envers les résidences universitaires
– Aide à la demande d’aide au logement
– Mise en ligne des offres spécifiques du CROUS et des résidences immobilières partenaires de l’Université – Hébergement des étudiants provenant d’universités partenaires du Conseil Régional
– Elaborations de statistiques sur l’hébergement (Excel)
– Affichage des offres de logements
– Mise à jour des informations sur le site

3) Faciliter les formalités administratives

  • Faciliter l’obtention du visa

– Rédaction et envoi d’un courrier systématique aux Consulats et Ambassades

  • Faciliter l’obtention de la carte de séjour

–  Information et diffusion du dossier de demande et des pièces justificatives

–  Pré-instruction de dossiers 1ère demande et renouvellement par les tuteurs du BAI

–  Mise en ligne des pièces justificatives à télécharger par l’étudiant sur la page web du BAI

–  Gestion et mise à jour d’une application de prise de rendez-vous

  • Etroite collaboration avec la préfecture

–  Mise en ligne des offres spécifiques des partenaires bancaires sur la page web du BAI

–  Information et diffusion de plaquettes d’informations

–  Mise à jour des informations sur le site

4) Faciliter l’intégration

  • Faciliter l’arrivée à Limoges

–  Information et diffusion de plaquettes d’informations (SNCF, TCL, Aéroport)

–  Gestion des stocks

  • Faciliter l’intégration dans l’Université et l’intégration dans le territoire

–  Recrutement et formation de tuteurs d’accueil et vacataires pour le BAI

–  Diffusion de documentation

–  Organisation de manifestations culturelles et ludiques

–  Rédaction et diffusion d’articles et de photos

–  Organisation de la « journée d’accueil international »

–  Conception d’affiches

– Concertation avec les partenaires

  • Faciliter l’accès aux services de santé et aux services sociaux

–  Mise en place d’un partenariat avec le SUMPPS / Maison Médicale / CNAM (visite médicale de

contrôle et de prévention offerte à titre gracieux)

–  Information et diffusion de plaquettes d’informations

  • Faciliter l’accès aux jobs

–  Mise en place d’un partenariat avec le CRIJ

–  Affichage des offres d’emploi

5) Organisation de l’accueil de délégations étrangères

–  Communication en interne à l’Université pour l’organisation des rendez-vous de travail (composantes, communication, cabinet de la présidence…)

–  Communication avec l’antenne financière pour l’édition des bons de commande

–  Communication avec les intervenants externes à l’Université

  1. Office du tourisme pour l’organisation de visite
  2. Restaurants
  3. Hôtels
  4. Autres intervenants extérieurs (entreprises privées)

–  Rédaction du programme de travail

–  Préparation de valisettes d’accueil pour les différentes personnes composant la délégation

6) Appui administratif au chargé de mission développement des partenariats anglophones hors Europe

–  Diffusion information mobilité

–  Echanges avec les partenaires

–  Organisation et participation à la sélection des étudiants

–  Echanges avec les étudiants entrants et sortants : aide à la préparation du séjour, questions diverses

Compétences 

  • Compétences linguistiques
  • Avoir le sens de l’accueil
  • Etre sociable
  • Avoir une facilité de communication
  • Connaître les techniques de secrétariat
  • Avoir le sens de l’organisation et une rapidité d’exécution
  • Avoir le sens de l’initiative
  • Savoir gérer les priorités
  • Avoir de la rigueur
  • Etre autonome et disponible
  • Avoir un sens pratique et savoir s’adapter à la diversité des tâches

Pour postuler, vous devez transmettre un curriculum vitae et une lettre de motivation par mail au plus tard le 23/08/2020 à :