Agent en gestion administrative – Service de scolarité


L’Université de Limoges recrute un.e
Agent en gestion administrative
Service de scolarité

Catégorie  C – Contractuel.le de niveau équivalent

Ref : 2019 – 236568


Présentation de l’Université de Limoges

Créée en 1968, l’Université de Limoges est une université de proximité à taille humaine qui forme plus de 16.000 étudiants et emploie plus de 1 800 agents permanents.
Au cœur de l’Europe, c’est un important pôle d’enseignement supérieur pluridisciplinaire, dans un environnement des plus propices à l’épanouissement scientifique. Ouverte, elle est un lieu foisonnant d’interactions, avec une population étudiante multiple, des structures d’accueil efficaces, des équipes proches, des formations fondées sur des recherches de très haut niveau et pour des débouchés bien identifiés. Son excellence scientifique, avec des laboratoires de pointe et des partenariats de grande envergure, contribue à inventer le monde de demain.

Localisation du poste

Université de Limoges
Faculté des Sciences et Techniques
123 Avenue Albert Thomas
87060 LIMOGES Cedex – France

Contexte

  • Positionnement du poste dans l’organisation de la composante ou du service : En liaison directe avec la responsable de la Scolarité des Licences et la responsable de la Scolarité.

Missions

L’accueil :

  • Gestion des salles pour les licences et services annexes
  • Participation à l’accueil et la gestion des étudiants de licences

Gestion et affectations des salles dans ADE :

  • Collecter les emplois du temps par groupes et par filières à chaque début de semestre pour les trois années de licences. Pour les licences professionnelles et les CPEL, ce travail s’effectue à la semaine.
  • Affecter les salles via ADE Campus sur les deux sites de la Faculté en tenant compte des effectifs, des équipements matériels
  • Affecter en collaboration avec les collègues concernées les salles mises à la disposition de la FST à l’’ESPE
  • Notifier l’affection aux enseignants responsables de semestre ou de filière
  • Informer par courrier électronique via les listes de diffusion par mention et année
  • Afficher les emplois du temps complets pour les étudiants
  • Paramétrer et mettre à niveau les activités et ressources
  • Gérer et diffuser quotidiennement avec les enseignants concernés les nombreux déplacements de Cours, TD ou TP
  • Informer et s’assurer de l’équipement matériel de chacune des salles
  • Faire remonter à la responsable du service intérieur, les défaillances techniques signalées par les enseignants
  • Répondre aux réservations extérieures (actions de communication, thèses, HDR, colloques, réunions, concours, manifestations étudiantes…)
  • Résoudre, le cas échéant, les conflits d’occupation
  • Apporter aide et assistance technique pour l’utilisation d’ADE auprès des secrétaires de Département
  • Affecter les salles pour les contrôles continus et les examens
  • Evaluer une fois par an le volume horaire d’occupation
  • Affecter et rattacher les enseignants aux enseignements pour chaque groupe si information communiquée

Participation à la gestion administrative et pédagogique, Accueillir et orienter les étudiants vers l’interlocuteur concerné :

  • Elaborer les plannings d’inscriptions administratives de juillet et fin août-septembre
  • Aider à la prise de rendez-vous en ligne pour les inscriptions des L1 via APB et planifier en version papier ceux des L2-L3 et LP
  • Assurer l’accueil du service, renseigner ou prendre note des demandes si les collègues concernées ne sont pas disponibles et transmettre les messages
  • Prendre note des changements de groupes, d’options
  • Etablir courrier, attestations diverses.
  • Aider à la saisie des notes sous APOGEE
  • Participer à la mise sous pli et envoi des relevés de notes et attestation de réussite
  • Aide ponctuelle aux collègues du service en fonction de la surcharge de travail
  • En période de candidature, trier, classer et saisir sous fichier Excel, les dossiers papiers de LP

Diffusion d’informations à destinations des étudiants :

  • Afficher et diffuser les informations générales à destination des étudiants
  • Assurer également la diffusion électronique notamment des sessions inscriptions et résultats au CLES et C2i

Gestion du soutien inter-session :

  • Affecter les salles et en assurer la diffusion aux inscrits
  • Etablir les feuilles d’émargement et les transmettre aux enseignants concernés
  • Faire un tableau de suivi

Profil requis, compétences

SAVOIR :

  • Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’Université et de la FST
  • Connaitre la réglementation relative au statut de l’étudiant
  • Connaitre l’offre de formation de la FST
  • Connaitre les modalités de contrôles de connaissances
  • Maitrise de l’écrit et de l’orale

SAVOIR-FAIRE :

  • Connaitre les normes de présentation administrative
  • Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, APOGEE, messagerie électronique…)
  • Savoir utiliser les outils mis à disposition (ADE Campus, APB, Programme de gestion des absences…)

SAVOIR-ETRE :

  • Sens de l’écoute
  • Orienter
  • Rigueur

Relations :

En interne :

  • Enseignants – Etudiants
  • Doyen – Vice Doyen – Secrétaire du Doyen
  • Responsable administratif – Responsable du service scolarité – Scolarité des Masters
  • Accueil de la faculté
  • Enseignants responsables de filières et parcours : DSI-SUAPS-CRIP-IREM-ESPE-CDES Ecoles Ingénieurs : ENSCI-3IL
  • Maison Médicale de l’Université
  • Secrétaires de laboratoires de recherche et des départements d’enseignements
  • Responsables colloques (CEC, XLIM, GRESE…), Tuteurs d’accompagnent
  • Responsable du service intérieur et agent Service Communication de la FST
  • Responsable du Points Sciences

En externe :

  • Usager potentiel du CROUS

 

Nature du contrat Contrat à durée déterminée
12mois
Date de prise de fonctions 1er septembre 2019
Candidature CV + lettre de motivation à transmettre uniquement par mail avant le 25/08/2019 à :

Monsieur Michel SENIMON
DGSA – DRH

Courriel :

Quotité de travail 100%